Today's News: Sistem Informasi Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PT. ASTRA INTERNATIONAL Tbk – TOYOTA SALES OPERATION

AFTER SALES (SERVICE) AUTO2000 BANYUWANGI

MAKALAH

NB: Buat yang mau copas, cantumin alamat blognya biar g cuman copas2 aja yaa

Lin.d

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Menyongsong era globalisasi dewasa ini, Sistem Informasi semakin dibutuhkan perusahaan, khususnya dalam meningkatkan kesehatan aliran informasi dalam perusahaan, control kualitas, dan menciptakan aliansi atau kerjasama dengan rekanan lainnya. Perusahaan yang sudah melakukan otomatisasi pada setiap lini manajerialnya, perlu menindaklanjuti dengan membangun Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang integral dan terpadu.

SIM akan menolong perusahaan-perusahaan dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mengestimatisasi pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi dan kontrol manajemen, mendorong terciptanya produk-produk baru, meningkatkan layanan dan control, mengotomatisasi sebagian pekerjaan rutin, dan menyederhanakan alur kerja. Pendek kata, SIM beserta perkembangan teknologi pendukungnya akan memicu transformasi besar dalam bidang bisnis dan manajemen

Pada zaman modern/globalisasi seperti ini, perkembangan sistem informasi dan teknologi semakin pesat. Keberadaan pengolahan data menjadi suatu informasi dengan sistem komputer menjadi sangat penting dan sangat di butuhkan. Dikarenakan sistem tersebut akan mempermudah dan mempercepat suatu pekerjaan dalam suatu instansi untuk birokrasinya dan perusahaan untuk manajemen produk barang / jasanya. Dan yang pasti, SIM (Sistem Informasi Manajemen) ini selain akan mempermudah dalam penyelesaian suatu pekerjaan, juga akan memudahkan suatu instansi / perusahaan untuk memberikan terobosan - terobosan atau inovasi – inovasi terbaru guna untuk menunjang pertumbuhan suatu instansi atau badan usaha untuk maju lebih pesat lagi.

PT Astra International Tbk - Toyota Sales Operation merupakan salah satu divisi operational dari PT Astra International Tbk yang dikenal juga dengan Auto2000 yang merupakan main dealer Toyota di Indonesia. Auto2000 merupakan autorizhed dealer dari Toyota yang bertanggung jawab dalam hal sales, service dan spare part.

AUTO2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang berdiri sejak tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah nama menjadi AUTO2000 dengan manajemen yang sudah ditangani sepenuhnya oleh PT. Astra International Tbk.

Saat ini AUTO2000 adalah retailer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai sekitar 45% dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, AUTO2000 berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor sebagai Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota, yang menjadikan AUTO2000 adalah salah satu founder dealer resmi Toyota.

Auto2000 Banyuwangi merupakan bengkel baru yang menjadi icon dealer Toyota resmi dikawasan Banyuwangi. Auto2000 Banyuwangi sendiri berdiri karena melihat potensi daerah Banyuwangi yang semakin berkembang pesat dari berbagai sektor, termasuk industri otomotif dan market share. Oleh sebab itu sistem informasi manajemen sangat diperlukan dalam hal perkembangan Auto2000 diseluruh Indonesia pada kawasan Banyuwangi khususnya. Makalah ini akan membahas lebih lanjut tentang sistem informasi manajemen yang ada di Auto2000 Banyuwangi.

B. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang tersebut dibuatlah rumusan masalah berikut ini.

1. Apakah Sistem Informasi Manajemen itu?

2. Apakah informasi yang terdapat di PT. Astra International Tbk – TSO After Sales (Auto 2000) Banyuwangi ?

3. Apakah data yang diperlukan dalam pengolahan sistem informasi After Sales Auto 2000 Banyuwangi ?

C. TUJUAN

1. Untuk mengetahui pengertian sistem informasi manajemen.

2. Untuk mengetahui informasi yang terdapat di PT. Astra International Tbk – TSO After Sales (Auto 2000) Banyuwangi

3. Untuk mengetahui data yang diperlukan dalam pengolahan sistem informasi After Sales Auto 2000 Banyuwangi.

BAB II

PEMBAHASAN

A. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen (SIM) bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha. Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan. yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yangada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.

Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :

1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang

efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)

2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan

informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa.

Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai

apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa

yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk

laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika.

Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka

membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)

3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilankeputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan ,operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu

sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.

B. INFORMASI DAN DATA AFTER SALES (SERVICE) AUTO2000 BANYUWANGI

1. After Sales (Service) Auto2000 Banyuwangi

AUTO2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang berdiri sejak tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah nama menjadi AUTO2000 dengan manajemen yang sudah ditangani sepenuhnya oleh PT. Astra International Tbk.

Saat ini AUTO2000 adalah retailer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai sekitar 45% dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, AUTO2000 berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor sebagai Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota, yang menjadikan AUTO2000 adalah salah satu founder dealer resmi Toyota.

AUTO2000 saat ini memiliki 96 outlet (terdiri dari 14 outlet V-hanya melayani jual beli kendaraan, 67 outlet VSP-melayani jual beli & service kendaraan, & 15 outlet VSPBP-melayani jual beli, service, perbaikan & pengecatan bodi kendaraan) yang tersebar di hampir seluruh Indonesia (kecuali Sulawesi, Maluku, Irian Jaya, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y). Di samping itu, AUTO2000 pun bekerjasama dengan 840 partshop yang tersebar di berbagai penjuru Indonesia, untuk menjamin keaslian suku cadang produk Toyota. Ke depannya jumlah jaringan AUTO2000 pun akan terus bertambah seiring dengan pertumbuhan bisnis, serta untuk memenuhi kebutuhan seluruh pelanggan Toyota, serta memberi kemudahan bagi calon pembeli Toyota.

Salah satu cabang Auto2000 adalah Auto2000 Banyuwangi. AUTO2000 Banyuwangi merupakan dealer resmi toyota yang melayani jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang berdiri sejak Desember 2014. Sesuai dengan slogan umum Auto2000 “Urusan Toyota Jadi Mudah!”, AUTO2000 Banyuwangi senantiasa berupaya memberikan pelayanan yang terbaik bagi seluruh pelanggannya dalam membeli & memiliki kendaraan Toyota melalui :

Kemudahan dalam mencari informasi tentang Toyota di AUTO2000 Banyuwangi melalui website, aplikasi mobile, & call center yang dapat diakses kapanpun & dimanapun.
Kenyamanan bagi pelanggan dengan fasilitas outlet AUTO2000 Banyuwangi yang modern, warm, & pressure free.
Kemudahan & kenyamanan transaksi dengan layanan one stop shopping service AUTO2000 Banyuwangi yang bekerjasama dengan berbagai value chain
Kemudahan dalam mendapatkan kendaraan sesuai kesepakatan, tepat waktu, dan melampaui harapan pelanggan.
Kemudahan mendapatkan jasa layanan after sales service terbaik selama kepemilikan kendaraan, dengan berbagai project penunjang yang inofatif.

After Sales Service Auto2000 Banyuwangi melayani berbagai macam perawatan dan penyediaan suku cadang yang lengkap untuk kendaraan bermerk Toyota lama maupun baru. Berikut informasi layanan after sales Auto2000 Banyuwangi:

1. Express Maintenance – kehandalan serta kecepatan perawatan kendaraan & service berkala kurang dari 1 jam

2. General Repair – perawatan kendaraan secara umum tanpa keluhan yang dikerjakan oleh mekanik terpilih.

3. Service Berkala eksternal –perawatan kendaraan secara berkala setiap 6 bulan sekali kelipatan 10.000 km

4. Service Berkala Internal – perawatan pertama kendaraan atau pengecekan awal setelah 1bulan pengiriman atau 1000km secara gratis.

5. Service Plus – Kebersihan kendaraan setelah service yang selalu dijaga.

6. Booking Service – kemudahan pemesanan untuk memastikan pengerjaan perawatan kendaraan yang berkualitas

7. Maintenance Reminder System – layanan/jasa pengingat bagi pelanggan dalam melakukan pengecekan, perawatan, serta service berkala untuk memastikan kualitas kendaraan Toyota tetap prima.

8. Serta berbagai produk inovatif lainnya yang akan senantiasa AUTO2000 Banyuwangi hadirkan bagi pelanggan untuk merasakan “Life is Easy”.

2. Sistem Informasi After Sales Auto2000 Banyuwangi

After Sales Auto2000 Banyuwangi merupakan jaringan dari Auto2000, After Sales dalam bahasa umum disebut juga service. After Sales (Service) merupakan pekerjaan yang dilakukan setelah penyerahan kendaraan oleh sales Auto2000 Banyuwangi. After Sales (Service) mempunyai banyak sekali sistem informasi, mulai dari penerimaan hingga penyerahan kendaraan ketika service. Disini saya akan membahas seacara garis besar mulai kendaraan yang akan diservice diterima bengkel hingga diserahkan kembali kepada pelanggan.

-penerimaan

1. Ketika kendaraan masuk ke bengkel, valley memasukkan nomor polisi kendaraan kedalam sistem agar masuk antrian, dalam sistem valley ada 3 pilihan kendaraan booking, nonbooking, dan other GR. Untuk kendaraan booking lebih diprioritaskan karena pelanggan telah memesan tempat dan jam service sehari atau 2 hari sebelum service bagi customer non booking akan tetap diterima tetapi mengantri.

2. Nomor polisi yang sudah dimasukkan ke sistem oleh valley akan secara otomatis masuk ke sistem Service Advisor(SA), SA menekan antrian sehingga nopol customer terpanggil contoh “Nopor polisi P 1234 VR dipersilahkan menuju counter 3”. Setelah itu SA akan menanyakan customer keluhan kendaraannya.dan membuatkan Perintah Kerja Bengkel (PKB).

3. PKB diserahkan kepada PTM (Pembagi tugas Mekanik), PKB dibawa mekanik untuk mengerjakan kendaraan sesuai dengan yang ada di PKB. Setelah diservice kendaraan akan di cek kembali oleh foreman. Setelah dicek kendaraan akan dibawa ke stall cuci untuk service plus.

C. ULASAN INFORMASI DAN DATA AUTO2000 BANYUWANGI

Buat uraian terhadap sistem yang anda amati menurut karakteristik sistem

Karakteristik Sistem terdiri dari komponen, batas, lingkungan, penghubung, masukan, pengolahan, keluaran, sasaran, tujuan, kendali, umpan balik. Disini akan dibahas informasi dan data yang diperoleh di After Sales (Service) Auto2000 Banyuwangi sesuai dengan karakteristik sistem.

l Komponen (component) : sesuatu yang menjadi bagian sistem (benda, aturan, orang)

Komponen yang menjadi bagian dari sistem Service Auto2000 Banyuwangi yaitu: Customer, Kendaraan, Service Advisor, Mekanik, Aturan Perusahaan.

l Batas (boundary) : sesuatu yang membedakan dengan sistem lainnya

Sistem di Auto2000 Banyuwangi memiliki batasan tertentu yang berbeda dengan sistem diperusahaan lain yaitu pada jaringan. Auto2000 memiliki jaringan yang disebut Corpai yang hanya bisa diakses oleh karyawan Auto2000 yang memiliki username dan password. Jaringan Corpai hanya bisa digunakan untuk web Astra.

l Lingkungan (environment) : sesuatu yang berada di luar sistem (mempengaruhi sistem)

Ada aspek yang berada diluar sistem Auto2000 namun berpengaruh jika tidak ada, yaitu: karyawan, karyawan merupakan aspek penggerak sistem yang tanpa karyawan sistem tidak bisa berjalan karna setiap karyawan memiliki otoritas masing-masing dalam mengendalikan sistem.

l Penghubung (interface) : menjembatani fungsi antar komponen

Pada sistem service Auto2000 ada salah satu sistem yang menjembatani fungsi sistem antar komponen yaitu Pembagi Tugas Mekanik (PTM) PTM bertugas menjembatani komunikasi antara mekanik dengan Service Advisor(SA). Informasi kendaraan yang diperoleh dari customer oleh SA akan diberikan kepada PTM, dan dari PTM akan diberikan kepada mekanik.

l Masukan (input) : sesuatu yang digunakan sebagai bahan untuk diolah lebih lanjut

Masukan atau input diperoleh dari mekanik setelah kendaraan dikerjakan, dari penngerjakan mekanik tahu kerusakan kendaraan customer dan saran penggantian untuk customer.

l Pengolahan (processing) : Kegiatan memproses bahan masukan menjadi hasil keluaran.

Saran yang diperoleh mekanik dari hasil proses pengerjaan akan disampaikan kepada SA, kemudian oleh SA disampaikan kepada customer. Dari situ Customer bisa menentukan saran yang disampaikan bisa diterima dan dikerjakan lebih lanjut atau tidak.

l Keluaran (output) : berbagai macam bentuk yang dihasilkan melalui pengolahan.

Dari hasil keputusan customer mekanik akan mengerjakan kendaraan sesuai dengan yang diperintahkan.

l Sasaran (objevtive) : sesuatu yang ingin dicapai dalam jangka pendek dan atau panjang

Sasaran Auto2000 adalah hasil service tanpa masalah.

l Tujuan (goal) : pencapaian akhir yang hendak dicapai dalam waktu yang panjang.

Tujuan Auto2000 adalah menjaga kepuasan customer terhadap hasil service kendaraan dan pelayanan yang diberikan kepada customer selama proses pengerjaan kendaraan.

l Kendali (control) : menjaga sistem agar tetap berjalan sesuai rencana dan tujuannya

Kepalah bengkel memegang kendali penuh terhadap sistem yang ada pada bagian Service . Karena Kepala bengkel yang melihat pencapaian target dari masing-masing karyawan agar bengkel berjalan sesuai rencana dan tujuannya.

l Umpan Balik (feed back) :mengukur operasional proses sistem (mengembalikan kondisi menyimpang menjadi standar)

Meeting mingguan menjadi agenda rutin yang dilakukan untuk menjaga sistem agar tetap standard sesuai dengan kodawari dan aturan perusahaan.

Menurut klasifikasi sistem termasuk dalam jenis apa

Sistem diklasifikasikan kedalam beberapa bagian yaitu

l Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

l Abstract system : tidak tampak nyata (OS, program komputer)

l Physical System : Tampak nyata bisa dijamah (komputer, manusia)

l Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

l Natural system : terjadi dengan sendirinya (sistem tata surya)

l Human made system : hasil karya manusia (komputer, mobil)

l Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu

l Deterministic system : diprediksi dan dideteksi dengan pasti

l Probablilistic system : prediksi tidak pasti, ada probabilitas

l Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

l Closed system : tidak dipengaruhi lingkungan diluar sistem, menerima masukan tertentu menghasilkan keluaran tertentu

l Open system : dipengaruhi lingkungan luar, menerima masukan dari subsitem lain dan memberikan keluaran untuk subsistem lain

Jika disesuaikan dengan klasifikasi tersebut sistem di Auto2000 Banyuwangi merupakan sistem abstak dan sistem terbuka.

Sistem abstrak karena sistem di Auto2000 merupakan program komputer dan sistem terbuka karena sistem tersebut masih dapat dipengaruhi oleh lingkungan luar yaitu para penggunanya yang memiliki otorisasi masing-masing.

Buat uraian terhadap informasi yang dihasilkan sistem tersebut menurut fungsi informasi

Jika disesuaikan dengan Fungsi Informasi, informasi yang dihasilkan dari sistem di Auto2000 banyuwangi bagian service memiliki fungsi sebagai berikut:

- Menambah pengetahuan, pengetahuan mengenai jenis tipe kendaraan, keluhan, problem, dan karakteristik customer yang berbeda. Keluhan yang ada dijadikan pelajaran untuk keluhan yang sama dihari berikutnya.

- Mengurangi ketidakpastian, jika problem yang dikerjakan sama dan ternyata sudah pernah dikerjakan bisa dipastikan kendaraan bisa ditangani atau tidak oleh mekanik sesuai dengan keluhan tersebut.

- Mengurangi resiko kegagalan, (mekanik, foreman, dan SA saling bekerjasama dalam pengerjaan kendaraan) mencoba berkali-kali hingga tidak ditemukan lagi problem pada kendaraan dan keluhan customer dapat teratasi.

- Mengurangi keanekaragaman/varian, di Auto2000 hanya melayani kendaraan khusus Toyota selain kendaraan Toyota Auto2000 tidak melayani.

- Memberi standar (aturan/ukuran/batasan), setiap mekanik punya kemampuan pengerjaan masing-masing. Untuk pengerjaan berat dengan berbagai kendala dan keluhan PTM akan memberikan kepada mekanik yang berkompeten, untuk pekerjaan ringan kepada mekanik junior.